VEREINSFÜHRUNG

Einen Verein zu führen, ist keine Zauberei. Die wichtigsten Aufgaben sind in den Statuten geregelt. (Die nachfolgenden Ausführungen nehmen Bezug auf die Musterstatuten, welche der Cevi Region Bern den Ortsgruppen zur Verfügung stellt.)

Mitgliederversammlung (Art.9 in den Musterstatuten)

In der Regel muss gemäss Statuten einmal jährlich eine Mitgliederversammlung durchgeführt werden. Die Statuten regeln auch, wie viele Tage vor dem Termin die Einladung zur erfolgen hat.

Wichtige Geschäfte der Mitgliederversammlung sind:

• Genehmigung der Jahresrechnung (i.d.R. des Vorjahres)
• Kenntnisnahme des Budgets (i.d.R. des Folgejahres)
• Festlegung der Mitgliederbeiträge
• Wahl von Vorstand, Präsidium und Rechnungsprüfung
• Entscheid über Statutenänderungen

Über die Mitgliederversammlung wird ein Protokoll geführt. Dieses wird an der nächsten Mitgliederversammlung zur Kenntnis genommen.

Vorstand (Art.10 in den Musterstatuten)

Die Mitgliederversammlung wählt den Vorstand. Mit Ausnahme des Präsidiums werden die Vorstandsmitglieder nicht für eine spezifische Funktion gewählt. Die Amtsdauer des Vorstands ist in den Statuten definiert.

Es empfiehlt sich, dass der Vorstand aus anderen Personen besteht als das Abteilungsleiter*innen-Team; so z.B. ehemalige Abteilungsleiter*innen oder auch Eltern. Sinnvollerweise ist das Abteilungsleiter*innen-Team aber mit einem Sitz im Vorstand oder als beratender Beisitz (nicht gewählt) im Vorstand vertreten.

Die Aufgaben des Vorstands sind ebenfalls in den Statuten definiert. Wichtige Aufgaben sind:

• Vorbereitung und Leitung der Mitgliederversammlung, Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
• Führen eines Verzeichnisses der Vereinsmitglieder (dafür eignet sich die Cevi.DB optimal)
• Führen einer Buchhaltung mit einem Jahresabschluss jeweils auf Ende des Vereinsjahres (i.d.R. 31.12)
• Vertretung des Vereins gegen aussen (z.B. gegenüber der Kirchgemeinde)
• Tätigkeitsbericht oder Jahresbericht verfassen

Über die Vorstandssitzungen wird eine Protokoll geführt. Dieses wird jeweils an der nächsten Vorstandssitzung zur Kenntnis genommen.

Rechnungskontrolle (Art.11 in den Musterstatuten)

Grundsätzlich sind nur grosse Vereine verpflichtet, eine Rechnungsrevision zu machen. Für Ortsgruppenvereine gibt es eine gesetzliche Pflicht dazu. Trotzdem empfiehlt es sich, die Jahresrechnung und die Buchhaltung von einer externen finanzverständigen Person prüfen zu lassen. Deshalb wird in den Musterstatuten auch eine Rechnungskontrolle aufgeführt.

Haftung des Vorstands (Art.13 in den Musterstatuten)

Ein grosser Vorteil eines Ortsgruppen-Vereins gegenüber einer Ortsgruppe ohne Verein ist, dass die Haftung im Schadensfall klarer geregelt ist.

In den meisten Fällen haftet für Vereinsverbindlichkeiten (Geld) ausschliesslich das Vereinsvermögen. Eine persönliche Haftung ist ausgeschlossen.

Es empfiehlt sich, dies explizit so in den Statuten aufzuführen. 

Dieser Haftungsausschluss gilt für finanzielle Angelegenheiten und nur solange, wie der Vorstand seine Aufgabe sorgfältig und im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfüllt. Kann einem Vorstand eine Verletzung der Sorgfaltspflicht nachgewiesen werden, können sowohl einzelne Vorstandsmitglieder wie auch solidarisch der gesamte Vorstand zur Verantwortung gezogen werden.

Haftpflichtversicherung: Alle Aktivitäten von Ortsgruppen-Vereinen und Ortsgruppen, welche Mitglied des Cevi Region Bern sind, sind über den Cevi Schweiz versichert (Haftpflicht).

Kompetenzen des Vorstands (Art.10 in den Musterstatuten)

Auch die Kompetenzen (Entscheidungen, Finanzen, Zeichnungsrecht) des Vorstands werden grundsätzlich in den Statuten geregelt.

Zeichnungsrecht (Unterschriftenregelung)
Wenn nicht anderes geregelt, haben Vorstandsmitglieder ein Einzelzeichnungsrecht. D.h. ein Vertrag kann kann einzeln unterschrieben oder eine Finanztransaktion einzeln ausgelöst werden.

Ein Einzelzeichnungsrecht ist nicht zu empfehlen, weshalb in den Musterstatuten ein Kollektivzeichnungsrecht vorgeschlagen wird. D.h. es müssen jeweils zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam einen Vertrag unterschreiben und eine Finanztransaktion kann nur zu zweien ausgelöst werden.

Finanzkompetenz
Grundsätzlich hat der Vorstand die Kompetenz, innerhalb des von der Mitgliederversammlung genehmigten Budgets Entscheidungen zu treffen. Es ist jedoch möglich, in den Statuten eine Ausgabenkompetenz (Betrag pro Jahr) für Ausgaben ausserhalb des genehmigten Budgets zu definieren. Damit wird verhindert, dass bei unerwarteten Ausgaben jedes Mal eine ausserordentliche Mitgliederversammlung durchgeführt werden muss.

Zusammenarbeit von Abteilungsleitung und Vorstand

Der Vorstand und die Abteilungsleitung (häufig ein AL-Team) leiten gemeinsam eine Ortsgruppe, bzw. einen Ortsgruppen-Verein. Dabei gilt es einige Fragen bezüglich Aufgaben und Kompetenzen an der Schnittstelle dieser beiden Leitungs-Funktionen zu klären.

Das Merkblatt zur Zusammenarbeit zwischen Abteilungsleitung und Vorstand ist eine Hilfestellung in diesem Klärungsprozess. Zudem stellt es verschiedene strategische Ausrichtungen von Vereinen und verschiedene Zusammenarbeitsmodelle zwischen Abteilungsleitung und Vorstand vor.

Zusammenarbeit zwischen Cevi und Kirchgemeinde

Eine Zusammenarbeit zwischen dem Cevi und der Kirchgemeinde bietet für beide Seiten grosse Chancen. Vielerorts ist diese Zusammenarbeit bereits seit Jahren bewährt und erfolgreich.

Mit der vermehrten Gründung von Cevi-Vereinen ändert sich die Zusammenarbeit mit der Kirchgemeinde. Die Zusammenarbeit erfolgt in diesem Fall zwischen zwei grundsätzlich unabhängigen juristischen Personen (Verein, Kirchgemeinde). Entsprechend empfiehlt es sich, die Zusammenarbeit im Rahmen einer Zusammenarbeitsvereinbarung zu regeln.

Das Merkblatt zur Zusammenarbeit zwischen Cevi(-Verein) und Kirchgemeinde ist eine Hilfestellung im Erarbeitungsprozess zu einer Zusammenarbeitsvereinbarung.

Steuerpflicht Vereine

Im Kanton Bern müssen grundsätzlich alle Vereine unabhängig von Umsatz und Vermögen jährlich eine Steuererklärung ausfüllen. Nur wenn ein Verein steuerbefreit ist, muss keine Steuererklärung ausgefüllt werden.

Das Merkblatt hilft beim Ausfüllen der Steuererklärung von Vereinen.